antoine giard

La collation particulière

Numéro #ARCHIVES

Aujourd’hui, on est au rez-de-chaussée de l’hôpital dans les archives. C’est Pascal – le responsable du service – qui nous guide entre les étagères. En fait, ce sont plutôt des rayonnages que des étagères. De grands rayonnages avec des volants pour les déplacer et optimiser l’espace. Dessus, des milliers de dossiers à la tranche colorée.

Chaque dossier est une mini-archive qui contient des informations sur la vie d’un patient d’un point de vue hospitalier. Derrière chaque dossier il y a une personne, un enfant, une histoire.

D’un coup, je me dis que cette pièce remplie de papier est aussi une petite foule. Les dossiers sont appelés des P.A.C pour Pochette d’Archivage Centralisée. Chaque agent manipulerait en moyenne 130 P.A.C par jour. Mais si on compte le travail de rangement et d’entretien, c’est bien plus en réalité.

Le jour de mon passage, il y a 37 619 P.A.C dans le passif et 126 915 P.A.C dans l’actif. Le passif regroupe toutes les P.A.C qui n’ont pas été modifiées depuis plus de 15 ans. L’actif tout ce qui est encore en mouvement.

En tout, l’équipe a la charge et la responsabilité de plus de 185 000 dossiers de patients. Chaque jour, environ 30 nouveaux dossiers sont créés. L’équipe attribue un numéro et place des autocollants colorés sur la tranche qui permettent de créer une nomenclature intelligente.

Cette nomenclature fait aussi office de signalétique. On peut rapidement identifier dans le rayonnage le dossier à sortir. En tant que graphiste je trouve cette signalétique terriblement efficace et facile à mettre en œuvre.

Chaque chiffre a sa couleur. Le 1 est bleu foncé, le 2 est blanc, le 3 est rouge, le 4 est vert, le 5 est jaune, le 6 est gris, le 7 est bleu clair, le 8 est rose et le 9 est pourpre. Je prends un exemplaire de chaque, je les mets dans ma main et ça ressemble à un bouquet de fleurs.

L’équipe porte une vraie responsabilité. Tous ces dossiers contiennent des données sensibles et confidentielles. « Ici, on est responsable du contenant, pas du contenu » me rappelle Pascal.
ça n’empêche qu’il faut quand même gérer l’ensemble de ces pochettes : elles doivent êtres en bon état et au bon endroit. Ce sont des archives, mais des archives vivantes, toujours en mouvement.
Parfois, il faut gérer des changements de noms liés à des changements d’état civil (des divorces par exemple).
Il arrive aussi que des doublons se forment. Il faut alors réunifier les deux dossiers. Ou bien modifier une faute de frappe qui aurait donné une erreur dans la nomination du dossier.

Dès 8h du matin, les listes informatiques arrivent. Elles regroupent l’intégralité des dossiers à sortir des archives et à mettre à disposition dans les services.
L’équipe réalise une tournée le matin et une tournée l’après-midi, dans tout l’hôpital.

Je suis étonné de voir encore autant de dossiers papiers en circulation. On sait qu’on est à un moment où la majorité des documents sont numérisés et disponibles en ligne.
Il y a bien ce qu’on appelle ici le D.P.I (Dossier Patient Informatisé). Mais Pascal m’explique que dans la réalité de la vie de l’hôpital, certains usages ne sont pas encore vraiment transférables en numérique. Un dossier papier ça peut se consulter très vite, se mettre à plat sur une table. C’est simple et efficace. On peut y joindre des notes, attirer l’attention sur une partie du contenu.
Tout ça est aussi possible en numérique mais de manière moins fluide, moins intuitive.
Mais la numérisation est en route et « d’ici 30 ans, il n’y aura sûrement plus d’archiviste. »

Mais pour le moment il y a toujours une personne de garde. Une personne qui peut sortir un dossier à n’importe quelle heure de la nuit. « On est les travailleurs de l’ombre, mais pour la bonne cause ! » me dit Pascal.
Le tri et le rangement constituent la plus grosse part du travail. Les locaux – une salle au cœur de l’hôpital et un hangar de stockage à l’extérieur - ne sont pas extensibles. Il faut sans cesse trier pour être en mesure d’accueillir les nouveaux dossiers. Une année d’archive représente entre 15 et 16 tonnes de documents.
On se rend compte rapidement que c’est un métier exigeant physiquement : le papier c’est lourd. Et du papier, il y en a énormément ici. Malgré les contraintes d’espace, Pascal travaille à organiser les choses pour que ce soit le plus confortable possible pour les collègues.

Pascal dit qu’il lui faudrait « deux carrières » pour tout ranger. Quand des dossiers sont détruits, il trie les anciennes radios. Elles sont vendues à une société qui récupère l’argent présent dedans. Il y a aussi des produits chimiques qui doivent êtres recyclés.

Ces 5 dernières années, il a bien avancé mais « c’est pas fini, il y a en a encore ».

ça donne le sentiment d’un mouvement sans fin : on vide d’un côté et ça se remplit de l’autre. ça fait réfléchir à la vie et me rappelle surtout que je dois faire du rangement chez moi aussi.

☼ Content ☼ d’avoir ☼ passé ce moment ensemble ☼

Merci à Pascal,
responsable des archives du CHPC pour l’accueil et la visite.

Cette publication existe grâce à la volonté et à l’engagement :
du Frac Normandie et de son équipe, notamment Pierre ;
du CHPC, notamment Cindy ;
Cette résidence bénéficie du soutien de la Drac Normandie dans le cadre du dispositif Culture Santé et Médico-social et du CHPC.

Version papier imprimée sur les presses du CHPC en septembre 2025,
au service reprographie avec Sandrine.
Les typographies utilisées sont Luciole et Publifluor

La diffusion de ce journal sur votre plateau repas
est rendue possible par les équipes de la Cuisine du CHPC : un grand merci.

Si vous souhaitez m’écrire, c’est possible : bonjour@antoinegiard.com

→ un magazine réalisé par Antoine Giard à partir de rencontres avec les personnels de l’hôpital et diffusé directement sur votre plateau repas. J’espère que ça vous a plu.